IT-аутсорсинг: основные преимущества удаленных специалистов

Преимущества ИТ аутсорсинга

ИТ аутсорсинг (IT outsourcing) – это передача функций по администрированию компьютерной инфраструктуры компании. Сюда входит обслуживание СКС (структурированных кабельных систем), обслуживание компьютерной техники и периферии, модернизация, настройка ПО. Включает как удаленное администрирование, так и выезд приходящего системного администратора.

Повсеместное внедрение в бизнес современных технологий привело к необходимости создавать в компаниях с развитой компьютерной инфраструктурой IT-отделы, что в свою очередь привело к увеличению затрат на их содержание. В большей степени финансовые трудности легли на плечи малого бизнеса. В итоге, как показала практика, небольшим и средним компаниям стало очень выгодно использовать услуги IT-аутсорсинга, а не брать на работу администраторов и IT инженеров.

Что включает в себя ИТ сервис

IT аутсорсинг очень гибок, может иметь различный набор оказываемых it услуг:

  • Компания-аутсорсер берет на себя не только обслуживание компьютеров — она решает абсолютно все задачи IT инфраструктуры.
  • Компания-аутсорсер может решать только часть IT задач, предварительно оговоренных с Заказчиком.

Преимущества ИТ аутсорсинга

Чтобы лучше понять, насколько необходима эта услуга и как она облегчает жизнь, перечислим основные её плюсы в сравнении с содержанием IT-отдела.

Финансовые преимущества:

  • Договор составляется на длительный срок с четко оговоренной суммой, что позволяет планировать бюджет компании.
  • Оплата производится на основании актов выполненных работ.
  • Нет надобности тратить средства компании на налоги с заработной платы сотрудников, нет дополнительных расходов на отпуска, больничные и т.д.
  • Нет затрат на организацию рабочих мест для сотрудников, дополнительных затрат на аренду.
  • Выгодные условия покупки офисной техники и программного обеспечения.
  • Быстрое решение задач квалифицированными специалистами, которые обеспечивают практически бесперебойную работу офиса даже в критических случаях.
  • Полный контроль за расходными материалами и их оперативная доставка по лучшим ценам.

Временные преимущества:

  • Благодаря опытной команде и отработанным действиям достигается быстрота действий.
  • Автоматизированная система принятия заявок обеспечивает максимально короткие сроки реакции.
  • Отделу кадров нет надобности проводить кампании по отбору персонала, которые отнимают много времени.
  • Нет необходимости тратить время на контроль и организацию работы отдела.
  • Отсутствует потеря времени в случае болезни или отпуска сотрудников.
  • Отсутствие проблем с увольнением ключевых сотрудников отдела и необходимости удерживания, поиска новых и обучения.
  • Сокращение сроков нахождения верного решения в сложных, нестандартных ситуациях благодаря наличию и использованию Help Desk.
  • Автоматический учет работ и построение отчетов за определенные отрезки времени.
  • Предоставление IT аутсорсером чёткого плана развития инфраструктуры и методов взаимодействия.

Что включает в себя IT аутсорсинг?

Подписав договор с IT аутсорсером, вы получаете:

  • Профессиональный ИТ аудит
  • Обслуживание компьютеров и оргтехники на высоком уровне с минимальными сроками их ремонта и модернизации.
  • Установку и настройку программного обеспечения, помощь в его покупке.
  • Бесперебойную работу серверного оборудования
  • Обслуживание сети и обмена данных между сотрудниками, отделами, офисами.
  • Безопасность хранения данных и обеспечение резервного копирования.
  • Надёжную антивирусную защиту персональных компьютеров.
  • Профилактику и защиту от несанкционированного доступа к информации.
  • Профессиональный ИТ консалтинг и обучение в сфере использования информационных технологий.
  • Предоставление отчетов, схем инфраструктуры, планов и сроков регламентных работ.
  • Отработанную систему работы с заявками пользователей.

Профессиональный ИТ аутсорсинг — это надёжность и стабильная работа компьютерной техники Вашей компании. Любые неполадки устраняются в максимально короткие сроки. Для это вы делаете один звонок или подаете заявку по почте, а опытные IT инженеры решают задачу удаленно, либо организовывают выезд в ваш офис.

Преимущества ИТ-аутсорсинга

Нужна помощь консультанта?

Рано или поздно любая компания сталкивается с выбором между построением собственного ИТ-отдела либо заключением договора с аутсорсинговой компанией. В рунете можно встретить немало аргументов за и против как одного, так и другого вариантов. Естественно каждый бизнес ставит собственные цели и планы развития, которые сопоставляются с целями и задачами в ИТ и, исходя из этого, принимают то или иное решение. Давайте рассмотрим преимущества обоих вариантов (см. Таблица 1).

Таблица 1 – Сравнительные преимущества компании ИТ-аутсорсера и штатного ИТ-специалиста

Компания-аутсорсер Штатный специалист
Вероятность покрытия убытков Информационная безопасность
Опыт и инновационность деятельности Скорость реагирования на инциденты
Взаимозаменяемость Управляемость
Систематизация работы ИТ-отдела Независимость оплаты от количества рабочих мест
Кадровые изменения
Развитие ИТ-инфраструктуры

Приведем пример экономической целесообразности выбора компании аутсорсера или штатного специалиста (см. Таблица 2):

Таблица 2 – Сравнение затрат на ИТ-аутсорсинг и собственного специалиста

Ежемесячные затраты Штатный ИТ-специалист ИТ-инженер компании-аутсорсера
10 ПК 60 ПК 10 ПК 60 ПК
Число специалистов 1 2 Выделенный
ИТ-инженер
Выделенный
ИТ-инженер
Число серверов компании 1 2-5 1 2-5
Средний оклад специалистов 35 000 70 000 0 0
Аренда площади для 1 рабочего места (6м 2 /чел) 7 500 15 000 0 0
Социальное налогообложение 11 200 22 400 0 0
Итого + социальные выплаты 53 700 107 400 15 000 40 000

Особенности ИТ-обслуживания компанией-аутсорсером

Вероятность покрытия убытков

В случае нарушения SLA или халатности со стороны компании-аутсорсера, последняя готова будет сделать существенную скидку до 50% на оговоренный срок ради сохранения клиента и своей репутации, что в долгосрочной перспективе принесет аутсорсеру выгоду, тогда как локальный специалист не будет готов на продолжительный период расстаться с львиной долей зарплаты. Ему проще сменить работодателя.

Развитие ИТ-инфраструктуры

Не смотря на то, что многие скажут, что в SMB нет процесса развития инфраструктуры, т.е. один раз сделали и все будет работать, есть масса примеров, когда компания начинает с 3-5 человек, вырастает до 15-20 человек, а ИТ остается на том же уровне, что приводит к тому, что бизнес не то что не может развиваться, а даже останавливается и несет убытки, поскольку уровень автоматизации не соответствует современным реалиям. Поэтому очень важно изначально выстроить масштабируемую систему, которая позволит не только обеспечить текущие потребности бизнеса, но и расшириться либо видоизмениться с минимальными затратами в короткие сроки. Такой подход к построению ИТ-инфраструктуры не присущ локальным специалистам. Их задача сделать систему работающей на текущий момент времени, зачастую не сопоставляя стратегические задачи бизнеса с задачами ИТ-структуры.

Опыт и инновационность деятельности

Компания, оказывающая услуги ИТ-аутсорсинга зачастую имеет в штате широкий спектр специалистов различной специализации, которые работают с разными клиентами и разными задачами. Обеспечить такой же набор профессионалов различной специализации в штате компании – задача сложная и дорогая.

Взаимозаменяемость

В отличии от штатных сотрудников, компания-аутсорсер на время отпуска, болезни или увольнения выделенного инженера предоставляет другого специалиста для решения задач у компании-заказчика

Систематизация работы ИТ-отдела

Компания аутсорсер работает по задачам, которые фиксируются и контролируются как заказчиком, так и компанией исполнителем. Такие задачи не потеряются, имеют конечные сроки, план действий и ожидаемый результат. Кроме того, компания аутсорсер всегда стремится минимизировать трудозатраты специалиста на плановые задачи клиента, повышая таким образом производительность собственного инженера. Для этого используются системы мониторинга, которые позволяют проактивно реагировать на проблемы, а также автоматизиваронные системы резервного копирования с уведомлением об успешном или неуспешном его выполнении.

Кадровые изменения

Процесс смены команды штатных специалистов дорогой и иногда сложный (как психологически, так и юридически). Работая с компанией-аутсорсером, можно либо найти конкурента (что может принести и финансовые выгоды – экономию) либо сменить команду внутри компании аутсорсера, поскольку зачастую таких команд у исполнителя несколько.

Особенности обслуживания штатным ИТ-специалистом

Информационная безопасность

Считается, что утечка информации более вероятна через сотрудников компании-аутсорсера, поскольку ТОП-менеджмент не имеет влияния на сотрудников исполнителя. Но вероятность «покупки» штатного специалиста не меньше, чем специалиста компании-аутсорсера. Кроме того, компания аутсорсер зачастую несет финансовую и юридическую ответственность за утечку конфиденциальной информации. Также компания аутсорсер будет стремиться уменьшить риски утечки информации своих заказчиков, поскольку в этом бизнесе очень важна репутационная составляющая, поэтому зачастую, как раз у компании аутсорсера шансы утечки информации заказчика меньше, чем у штатного специалиста.

Скорость реагирования на инциденты

Считается, что поскольку штатный специалист находится рядом с пользователями, он быстрее решит возникшие проблемы. С этим сложно не согласится, но компания-аутсорсер строит ИТ-инфраструктуру таким образом, чтобы сбоев либо не было, либо сбой не приводил к остановке ИТ-инфраструктуры, использует системы мониторинга, которые позволяют реагировать проактивно на инциденты, т.е. предотвращать их. Например, в больших компаниях техническая поддержка также в основном осуществляется по телефону, через тикет-систему, поскольку обеспечить присутствие специалиста на такой территории очень сложно.

Управляемость

Штатным специалистом легче управлять. Ему можно пригрозить увольнением, либо пригрозить уменьшением премии, после чего он начинает решать либо непрофильные задачи, либо более ответственно относится к поставленным задачам. На самом деле, правильно составленный договор с компанией-аутсорсером, с указанием SLAи перечнем предоставляемых услуг представляется более управляемой системой, чем непредсказуемый системный администратор, который без предупреждения может сменить место работы.

Независимость оплаты от количества рабочих мест

Наличие системного администратора предполагает, что он уже получает какую-то заплату и увеличение скажем парка компьютеров на 10 единиц никак не повлияет на уровень его дохода, тогда как компания-аутсорсер тарифицирует свои услуги за единицу обслуживаемой техники или рабочего места. Аргумент бесспорный, но до поры до времени, поскольку может наступить момент, когда системный администратор перестанет справляться с валом инцидентов и перед ТОП-менеджментом станет довольно важный вопрос об открытии еще одной вакансии системного инженера, что увеличит ФОТ в два раза. Тогда как у компании аутсорсера такие затраты увеличиваются постепенно и предсказуемо.

Таким образом, важно правильно определить приоритеты бизнеса и сделать правильный выбор в отношении построения ИТ-отдела, учитывая все аргументы за и против. Естественно, вышеприведенное сравнение является условным, но, тем не менее, показывает примерный размер финансовых средств, которые можно сэкономить.

IT-аутсорсинг: преимущества и недостатки

ИТ-аутсорсинг стремительно набирает популярность с каждым годом. Максимальный спрос наблюдается в США и странах западной Европы. Россия также не отстает. В нашей стране услуги ИТ-аутсорсинга пользуются максимальным спросом в Москве и областных центрах ЦФО.

Какие задачи предают на АйТи-аутсорсинг

Специалистам компаний, предлагающих услуги ИТ-аутсорсинга, передают различные задачи. Их делят на 4 основные группы.

  1. Обучающий ИТ-аутсорсинг. Предполагает организацию курсов, лекций и тренингов. Задача специалистов — обучение персонала компании работе с оборудованием или программным обеспечением.
  2. Проектный АйТи-аутсорсинг. Предполагает разработку различных приложений, создание сайтов и их продвижение, внедрение корпоративных систем управления, модификацию бухгалтерского/учетного ПО (1С-аутсосринг) и т. п.
  3. Установка и обслуживание серверов. Специалисты берут на себя круглосуточный мониторинг, техническую поддержку, устранение неполадок, резервное копирование данных и т. д.
  4. Организация ИС. Функциональный ИТ-аутсорсинг включает установку компьютеров, оргтехники и ПО, прокладку локально-вычислительных сетей, настройку системы и ее постоянное или периодическое обслуживание.

Многие организации предлагают комплексные пакеты услуг по сниженным ценам. Такие варианты сотрудничества наиболее выгодны как компаниям, предоставляющим ИТ-аутсорсинг, так и заказчикам.

Преимущества ИТ-аутсорсинга

Передав ИТ-задачи на аутсорсинг, вы получите ряд важных преимуществ.

  • Гарантии. Профессионалы будут четко выполнять прописанные в договоре обязанности. Добросовестные компании сферы ИТ-аутсорсинга заботятся о своей репутации, специалисты работают на результат.
  • Прямая экономическая выгода. Вам не придется создавать собственное структурное подразделение и платить зарплату специалистам, услуги которых требуются нечасто. Сотрудничая со сторонней организацией, вы сэкономите до 30 % денежных средств.
  • Исключение трудовых споров со штатными сотрудниками. ИТ-аутсорсинг сэкономит ваши нервы. Вам не придется беспокоиться о том, что задача не будет выполнена из-за того, что специалист уйдет на больничный или в отпуск.
  • Доступ к передовым технологиям. Квалифицированные специалисты досконально разбираются в современных компонентах информационных систем и программных комплексах. Заказав ИТ-аутсорсинг, вы с легкостью внедрите передовые разработки и выделитесь на фоне конкурентов, цены на услуги и технику полностью себя оправдают.
  • Повышение скорости развития бизнеса. Передав IT-задачи на аутсорсинг, вы избавитесь от проблем в этой области и сможете сконцентрироваться на профильной деятельности.
  • Скидки на оборудование и ПО. Многие копании сферы ИТ-аутсорсинга сотрудничают с поставщиками техники и программного обеспечения напрямую. Скидки достигают 50 %.

Недостатки ИТ-аутсорсинга

При пользовании ИТ-аутсорсингом могут возникнуть проблемы, но их можно избежать.

  • Недопонимание между заказчиком и сторонней организацией. Приводит к неправильному выполнению поставленных задач. Чтобы этого не произошло, подробно отвечайте на вопросы менеджеров и при заключении договора точно определяйте перечень работ и желаемые результаты, а также указывайте все особенности бизнеса, которые должны учесть специалисты.
  • Риск утечки информации. Не забудьте включить условия конфиденциальности данных в договор. Так вы избежите проблем.
  • Выполнение фиксированного перечня работ. Специалисты будут четко исполнять условия договора. Дополнительные услуги придется оплачивать отдельно.
  • Необходимость адаптации. На начальном этапе придется потратить время на то, чтобы наладить процесс сотрудничества.
  • Снижение гибкости. Вы не сможете оперативно менять или ставить новые задачи.

Выводы

Как видите, если правильно заключить договор, преимущества ИТ-аутсорсинга превосходят недостатки. Причина появления большинства проблем — недальновидность заказчиков.

Чтобы стоимость ИТ-аутсорсинга полностью себя оправдала:

  • четко планируйте бизнес-стратегию;
  • учитывайте нюансы при заключении договоров;
  • передавайте задачи основных групп разным подрядчикам;
  • выбирайте надежные компании с безупречной репутацией.

IT-аутсорсинг: преимущества и недостатки

Как сэкономить деньги на техническом обслуживании предприятия? Как избежать сбоев в нормальном рабочем процессе? Как обезопасить от стрессов себя и своих сотрудников? Получите ответы на эти и другие животрепещущие вопросы, касающиеся данной темы, в этой статье. Мы постарались раскрыть все положительные и отрицательные стороны ИТ-аутсорсинга, а также вы найдете полезные советы и рекомендации, которые помогут избежать возможных проблем.

Основные преимущества и недостатки IT-аутсорсинга

Главное, что стоит уяснить – плюсов здесь гораздо больше, чем минусов. Возможно, вы даже не задумываетесь о том, что регулярно пользуетесь услугами аутсорсинга в повседневной жизни. Особенно это касается владельцев бизнеса, у которых очень насыщенный график и день расписан по минутам. Сломался автомобиль – вы везете его в сервисный центр, проблемы со здоровьем – вы идете в больницу, требуется ремонт в офисе или квартире – вы обращаетесь к специалистам, которые помогут осуществить ваши идеи. Как вы уже догадались, все это также является аутсорсингом. Так стоит ли бояться пользоваться услугами сторонних фирм, которые будут обслуживать ваши сети и технику?

Если вы владелец малого бизнеса, то нет смысла держать целый отдел компьютерных специалистов, так как затраты будут велики и нужно будет осуществлять контроль работы этого отдела, грамотно им руководить. Один системный администратор – это также не совсем правильно, так как в критический момент его может не оказаться на месте, он может заболеть или взять отпуск. В итоге можно понести значительные убытки из-за простоя. К тому же, в этой сфере важно постоянно совершенствовать навыки работы и повышать уровень квалификации, так как в IT изменения происходят регулярно и важно от них не отставать. Хотели бы вы, чтобы технический прогресс вашего предприятия зависел от одного-двух человек? Ответ очевиден.

Так какие же положительные стороны сотрудничества со специализированными фирмами, которые будут осуществлять техническое обслуживание вашей компании? Во-первых, не придется расходовать бюджет на оплату труда технических специалистов, организацию их рабочего места, уплату налоговых взносов государству. Во-вторых, специалисты IT-компаний, как правило, имеют огромный опыт за плечами. Они смогут значительно быстрее и эффективнее решить возникающие проблемы, а также помогут в дальнейшем избежать их появления. Также специалисты постоянно повышают уровень своей квалификации и в курсе всех последних тенденций в технической сфере. Благодаря опыту, любая проблема решается в минимальные сроки максимально эффективно.

Покупка техники, периферийных устройств, специализированного оборудования может быть осуществлена специалистами, которые сэкономят ваши деньги и время. К тому же, сразу будет произведена полная настройка. Немаловажно и то, что многие проблемы могут быть решены удаленно посредством телефонной связи или интернета без необходимости выезда сотрудника IT-компании.

Что же касается отрицательных сторон, то здесь они практически отсутствуют. Все зависит от размера вашего предприятия и его специализации. Если вы используете компьютеры для осуществления несложных задач и пользуетесь только текстовыми редакторами и интернетом – в этом случае выгоднее будет иметь в штате системного администратора, которому для обслуживания вашей фирмы не требуется много знаний и опыта, а значит и расходы на оплату его труда будут невелики. Но если у вас довольно крупная фирма, у вас есть свой сайт (или даже несколько), интернет-магазины или бизнес тесно связан с использованием компьютеров, серверов, сетей и специализированной техники – тут конечно вопрос качественного обслуживания стоит особо остро и IT-аутсорсинг будет отличным решением.

Для того, чтобы подытожить сказанное, предлагаем такую небольшую таблицу:

ИТ-аутсорсинг: плюсы и минусы

Положительные стороны Отрицательные стороны
Экономия денежных расходов Конфиденциальность данных может зависеть от сторонней компании
Проблемы решаются в максимально короткие сроки Технический специалист находится на некотором удалении от вашей фирмы
Эффективное использование оборудования Для малых предприятий может быть высокая стоимость подобного рода обслуживания
Вашими вопросами занимается группа специалистов, а не один человек

Комплексное обслуживание техники

Профессионализм и опыт работы

Как бы то ни было, не забывайте о том, что самое главное, если вы решили воспользоваться подобными услугами – наличие договора, который гарантирует конфиденциальность данных и защитить от потенциальных рисков.

IT-аудит

Владельцев крупных и средних предприятий наверняка заинтересует возможность такого специализированного аудита. Что вам это даст? Во-первых, можно проверить насколько эффективно справляется со своими задачами ваш технический отдел. Во-вторых, вы узнаете, куда тратятся ваши деньги и насколько безопасно и эффективно ПО. Тут без независимой оценки профессионалов не обойтись.

Итак, что же включает в себя ИТ-аудит:

  • Анализ IT-структуры предприятия;
  • Оценка безопасности серверов, персональных компьютеров;
  • Оценка правильности и эффективности настройки FireWall, антивирусной защиты;
  • Анализ правильности и эффективности резервного копирования данных;
  • Оценка работы специализированных приложений;
  • Оценка правильности настроек ПК ваших сотрудников;
  • Инвентаризация;
  • Сбор всевозможных данных.

Затем вам будет выдан официальный документ с результатами всесторонней проверки.

Итак, решение конечно за вами. Если же вы решили воспользоваться преимуществами аутсорсинга, наши модераторы сэкономили ваше время и уже отобрали список фирм, которые предоставляют данные услуги.

ИТ аутсорсинг. Достоинства и недостатки

В последнее время все большую популярность набирает ИТ аутсорсинг. Что это такое, какие его достоинства и недостатки?

Понятие ИТ аутсорсинга

Как можно понять из названия (outer source using), ИТ аутсорсинг – передача бизнес-компанией технического обслуживания своей компьютерной базы в ведение другой организации.

Специализирующаяся на таких услугах компания – аутсорсер берёт на себя обязательство на время действия договора гарантировать ИТ обслуживание ПК и серверов, обеспечивая бесперебойную работу компьютеров и периферийного оборудования заказчика.

Кроме этой базовой услуги, компания-подрядчик обычно предоставляет и другие сопутствующие, к которым относятся:

  • оптимальная настройка программного обеспечения и аппаратуры;
  • профилактические работы с целью минимизации вероятности программных и аппаратных сбоев;
  • систематическое обновление программного обеспечения;
  • ограничение доступа сотрудников обслуживаемой организации к конфиденциальной информации;
  • представление руководству компании-заказчика технических предложений по модернизации её компьютерной базы;
  • реализация модернизации.

Услугу ИТ аутсорсинга предлагают не только компании, но и отдельные специалисты, которым нужно будет заплатить меньше. Однако такая экономия может выйти боком. Один человек вряд ли будет одинаково компетентен в многочисленных компьютерных направлениях. Возможности специализированной компании в оказании полного спектра компьютерных услуг существенно выше.

Достоинства

К достоинствам ИТ аутсорсинга относятся:

  • гарантированная квалификация ИТ-специалистов;
  • существенная финансовая экономия;
  • оплата только реально проделанной работы;
  • отсутствие необходимости обустройства рабочего места штатных ИТ-специалистов.

Альтернатива ИТ аутсорсингу – принятие на работу в бизнес-компанию системного администратора или нескольких специалистов в области компьютерных технологий и техники. Им можно будет поручить обязанности по обслуживанию компьютерного парка. Но такой подход проигрывает ИТ аутсорсингу, и вот почему.

Большинство бизнес-компаний работает вне области информационных технологий. Собственный компьютерный парк для них – современный инструментарий для эффективной реализации своих бизнес-задач. При подборе квалифицированного персонала для обслуживания компьютеров руководители таких организаций, не будучи ИТ-специалистами, вынуждены опираться на мнения других людей, называющих себя компетентными в этой области. В этом кроется потенциальная опасность зачисления в штат ИТ-специалистов невысокого уровня.

Но если даже бизнес-компании удастся заполучить в штат квалифицированных специалистов, использоваться они будут неэффективно. Современная компьютерная техника, конечно, большую часть времени исправна и выполняет свои функции. Специалисты компьютерного отдела будут заняты эпизодически – для профилактики и при возникновении неисправностей. Отдача компьютерных специалистов будет значительно меньшей, чем у профильных сотрудников бизнес-компании.

Зачисленные в штат ИТ-сотрудники должны получать зарплату, отпускные, больничные. Они должны иметь рабочее помещение с соответствующими затратами на израсходованную электроэнергию, воду, отопление. За них необходимо выплачивать налоги. После подсчёта всех затрат оказывается, что содержание в штате компании ИТ-специалистов куда менее выгодно, чем заключение договора с компанией–аутсорсером.

Недостатки

К недостаткам ИТ аутсорсинга относят два психологических барьера, возможных у руководства бизнес-компании:

  • доступ сотрудников аутсорсера к конфиденциальной бизнес-информации;
  • возникновение зависимости от работников сторонней организации.

Вряд ли можно считать подобные опасения обоснованными. Секретную информацию могут разгласить и собственные работники, особенно после конфликта с руководством, и ухода в другую организацию. В условиях жёсткой конкурентной борьбы, компаниям ИТ аутсорсинга, напротив, совсем невыгодно рисковать приобретённой репутацией надёжного партнёра. При сотрудничестве с серьёзными компаниями-аутсорсерами неразглашение конфиденциальной информации прописывается в заключаемом договоре.

Что касается возникновения зависимости, то и это опасение представляется надуманным. С таким же успехом можно говорить о зависимости от сотрудников собственного компьютерного отдела, не являющихся профильными специалистами бизнес-компании. Жизнь вообще – во многом зависимость от других людей – например, врача при возникновении болезни, или работника автосервиса при поломке автомобиля. Ведь эти услуги вполне можно отнести к бытовому аутсорсингу.

Резюмируя, можно констатировать, что плюсы ИТ аутсорсинга существенно перевешивают его во многом надуманные минусы.

Что такое ИТ-аутсорсинг?

Это оказание услуг по обслуживанию и поддержке IT-инфраструктуры организации или предприятия посредством сторонней специализированной организации. Сюда могут относиться самые разнообразные работы – от построения ИТ-инфраструктуры «с нуля», установки компьютеров, серверов, сетевого оборудования, до профессионального консалтинга, миграции серверов, перестроения и оптимизации, мониторинга и аудита существующей системы, включая монтаж и ремонт оборудования.

Оказание подобных услуг позволяет переложить часть повседневных обязанностей с штатных сотрудников на квалифицированных специалистов и тем самым направить освободившееся время на развитие других проектов. Основное преимущество – компания получает возможность сэкономить денежные средства на социальных выплатах, получить действительно высокое качество услуг от специализированной организации, а также контролировать объем и скорость выполнения поставленных задач. При такой форме работ пропадает зависимость от определенного сотрудника, а при необходимости штат может увеличен без потерь времени на поиск квалифицированного специалиста. Если, наоборот, необходимо резкое сокращение штата, то это также легко делается просто через изменение условий сотрудничества с ИТ-компанией.

Основные виды аутсорсинга

Услуги по IT-аутсорсингу могут охватывать самые различные аспекты сферы информационных технологий. В зависимости от задач, стоящих перед аутсорсинговой компанией выделяют следующие виды обслуживания:

  • Ресурсный (или аутстаффинг) – компания-аутсорсер выполняет функции по подбору квалифицированных сотрудников и предоставляет их (в качестве ресурсов) для выполнения задач, поставленных заказчиком. Заказчик сам организует рабочий процесс, ставит задачи и принимает результат. Ответственность за нужный результат в этом случае возлагается на самого заказчика.
  • Сервисный – по соглашению с заказчиком компания аутсорсер берет на себя ответственность за работоспособность определенных сервисов (например, групп оборудования или технологий, компьютеров, серверов, 1С и прочее), что позволяет повысить качество работы оборудования (включенного в сервисы) и эффективность деятельности компании в плане сокращения затрат.
  • Стратегический – обеспечивает полный комплекс услуг по обслуживанию ИТ-инфраструктуры организации от проектирования и монтажа до мониторинга и дальнейшего развития. Управление всей IT-инфраструктуры осуществляется компанией-аутсорсером.

Кому полезен ИТ-аутсорсинг?

Услуги по ИТ аутсорсингу могут понадобиться в следующих случаях:

  • для стартапа в период открытия бизнеса – для обеспечения стабильной работы инфраструктуры и дальнейшего развития сети;
  • для компании на этапе качественного роста – когда стоящие перед штатным системным администратором задачи существенно переросли имеющуюся квалификацию и требуются профессиональные специалисты;
  • для стабильной организации – в качестве замены и дополнения существующей поддержки для повышения качества оказания услуг.

Качественное и своевременное обслуживание IT-инфраструктуры дает возможность избежать остановок бизнес-процессов. Успешно пользоваться ИТ-аутсорсингом могут любые юридические лица, такие как: интернет-магазины, производственные предприятия, торговые организации и прочее. В процессе деятельности компаний имеющееся сетевое оборудование, компьютерная техника могут выходить из строя, например, по причине износа, устаревания, программного или аппаратного сбоя. Что, в свою очередь, приводит к простоям и финансовым потерям. Компания-аутсорсер может помочь избежать подобных проблем, обеспечив бесперебойную работу всей системы.

Свой IT-отдел или IT-аутсорсинг?

В процессе деятельности любой компании возникает вопрос: организовать собственный IT-отдел для обслуживания и мониторинга информационно-технологической инфраструктуры или передать данные функции на аутсорсинг. При принятии решения стоит учитывать такие факторы, как скорость решения возникающих вопросов, поддержка системы в актуальном состоянии, квалификацию сотрудников.

Если рассматривать небольшую организацию, то на первый взгляд можно сказать, что с задачей справится и один системный администратор. Но с другой стороны, не всегда объем работы позволяет занять нанятого работника на целый день. К тому же при выполнении рутинных задач сложно ожидать от специалиста, что он будет уделять внимание развитию компании.

ИТ-аутсорсинг позволяет обеспечить многоуровневую поддержку всей ИТ-инфраструктуры и оперативный контроль при выполнении всех работ с точным фиксированием понесенных затрат. Сотрудники организации-аутсорсера обладают квалификацией и опытом при решении самых сложных задач, что дает возможность находить решение и закрывать возникающие проблемы в короткие сроки.

Основные преимущества ИТ-аутсорсинга
  1. Отсутствие расходов со стороны заказчика на поиск и подготовку квалифицированных специалистов.
  2. Возможность быстро менять количество задействованного персонала и объемов решаемых задач.
  3. Узкая специализация задействованного персонала позволяет достигать высочайшего качества работы IT-систем.
  4. Сокращение объемов налогообложения по сравнению со штатным персоналом.
  5. Обеспечение бесперебойной работы имеющейся инфраструктуры, повышение безопасности и надежности работы ИТ-систем.
  6. Существенное ускорение и повышение качества внедрения нового программного обеспечения и систем.
  7. Жесткий контроль качества со стороны IT-компании.
  8. Короткие сроки реагирования.

Возможные сложности

Переход на ИТ-аутсорсинг может вызвать определенные сложности. Встречаются следующие ситуации:

  • саботаж со стороны штатных сотрудников компании заказчика;
  • нанесение прямого или косвенного ущерба организации заказчика по причине низкой квалификации персонала IT-компании;
  • низкая степень организации бизнес-процессов компании заказчика не позволяет нормально работать с точно отлаженными бизнес-процессами IT-компании;
  • низкая степень организации сервисных процессов IT-компании не в состоянии оказать нужный уровень услуг компании заказчика;
  • сознательное не выполнение взятых обязательств в оговоренном объеме со стороны IT-компании с целью сокращения собственных затрат и получения дополнительной прибыли.
Как подготовить свою компанию к IT-аутсорсингу
и выбрать компанию для обслуживания

При принятии решении по переходу на IT-аутсорсинг необходимо проанализировать текущую ситуацию и определить, насколько штатная IT-служба соответствует существующим запросам организации. Стоит понять для себя, какие изменения потребуется провести при передаче функций отдела на аутсорсинг, как этим управлять, сформулировать конкретные цели и задачи для реализации в процессе преобразования. Выполнение данных действий предоставит возможность составить предельно четкие требования для компании-аутсорсера и избежать различных сложностей.

В случае возникновения сложностей, грамотная компания ИТ-аутсорсер может провести у вас полный аудит и помочь вам определить текущее состояние дел и наметить правильные цели и KPI.

Обязательно перед переходом на ИТ-аутсорсинг нужно рассчитать будущую экономическую эффективность. На практике многие компании в Москве осознают в этом вопросе преимущество IT-аутсорсинга, но здесь важно правильно высчитать выгоду в сравнении с содержанием штатного отдела.

Основными статьями расходов на организацию собственной IT-службы являются:

  • затраты на оплату заработной платы, включая выплату социальных выплат и налогов;
  • затраты на организацию рабочего места и реализации основных бизнес-процессов (аренда за содержание офиса, приобретение техники, мебели, обучение сотрудников, дополнительная мотивация в виде премий и бонусов, стоимость специального программного обеспечения для организации работы ИТ-службы, стоимость систем мониторинга и прочее);
  • рост расходов на заработную плату в связи с индексацией и повышением налоговых ставок;
  • другие возможные затраты, вызванные организацией коммуникаций, управлениями рисками.

IT-аутсорсинг позволяет избежать подобных расходов, одновременно повысив качество оказываемых услуг.

Как один из вариантов, при переходе на аутсорсинг изменяются и выполняемые функции штатных IT-специалистов. Они становятся менеджерами и отвечают за управление возложенного функционала на компанию-аутсорсера. Можно также рассмотреть вариант полного отказа от содержания собственного штата. Тогда компания-аутсорсер будет осуществлять полный комплекс всех необходимых работ.

При выборе компании для обслуживания в Москве стоит обратить на следующие факторы:

  • квалификация и опыт персонала;
  • четко оговоренные сроки реализации всех условий договора;
  • аккуратность и качество выполнения возложенного функционала и поставленных задач;
  • удобство коммуникации;
  • быстрота реакции на обращения и аварии.

После того, как компания выбрана, требуется составить и подписать договор на обслуживание. При этом важно, как можно подробнее, расписать функции и долю ответственности IT-аутсорсера. Если в договоре встречаются малопонятные термины, то можно попросить партнера раскрыть их значение в приложении. Ключевой показатель на который следует обратить внимание – это Соглашение об уровне обслуживания (Service Level Agreement). Серьезные компании, как правило, детально его расписывают:

  • какие конкретно услуги предоставляются и в каком объеме,
  • все сроки, в том числе сроки реакции.

Также, стоит иметь ввиду, что от выбранного уровня обслуживания напрямую зависит стоимость предоставляемых услуг. Знаменитая связка «дешево – качественно – быстро» работает и в этом случае. Всегда можно выбрать только два из трех.

Преимущества ИТ-аутсорсинга

Аутсорсинг в сфере информационных технологий

Аутсорсинг — это отличный вариант обеспечения максимальной работоспособности и функциональности организаций, основным видом деятельности которых являются информационные технологии. Эффективность достигается при помощи передачи одного из направлений деятельности компании, которое не является профильным для заказчика, другой организации, которая специализируется на этом.

Достоинства аутсорсинга

Преимуществами и перспективами использования являются:

  • качественное управление ИТ, благодаря чему достигается снижение затрат и максимально быстрое решение косвенных проблем;
  • понижение или исключение расхода бюджетных средств на поиск профессионалов с соответствующим профильным и техническим образованием, экономия на обучении и подготовке кадров, сертификации и лицензировании;
  • нет необходимости организации подмен и дублирования в случае болезней или выходных сотрудников, оплаты трудовых отпусков и больничных;
  • использование ресурсов компании на основных задачах и профильных целях;
  • привлечение кадров высокой квалификации для разовых профильных работ и поддержки функционирования сетей и серверов в бесперебойном режиме, тем самым поддерживается нужное качество и необходимое обслуживание.

Что лучше — аутсорсинг или нанятый профессионал?

Чтобы разобраться, каким образом лучше организовать работу организации — наняв специалиста в штат компании или привлекая аутсорсинговую компанию извне — нужно взвесить все преимущества и недостатки и сравнить варианты.

Плюсы и минусы штатного сотрудника

Преимущества найма профессионала:

  • непосредственное управление и организация работы нанятого персонала;
  • возможность привлечения работников к сторонним действиям, не имеющим отношения к специализации;
  • отсутствие зависимости в принятии решений и выполнении задач от подрядной организации.

Недостатки содержания специалиста в штате:

  • Постоянные выплаты из бюджета на содержание, то есть зарплата, отпускные, больничные.
  • Отсутствие контроля со стороны руководящего состава организации из-за сложной специфики работы.
  • Необходимость поиска и подбора профессионалов и затраты на конкурс, обучение и сертификацию. В особенности это касается небольших компаний, где высокая текучесть кадров.
  • Проблемы при внедрении и интеграции новых технологией и появлении нововведений в работе, из-за этого повышение рисков, связанных с этим, и увеличение сроков выполнения задач.
  • Снижение качества исполнения обязанностей в связи с наличием гарантии сохранения рабочего места и однообразием рабочего процесса.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Что касается внешней компании, предоставляющей услуги аутсорсинга в сфере ИТ, достоинства ее привлечения таковы:

  • гарантия от компании в аспекте качества исполнения работ и предоставления сервиса в целом;
  • распределение деятельности таким образом, чтобы максимальное внимание было уделено основным направлениям и процессам без отвлечения при этом на дополнительные задачи;
  • отсутствие необходимости поиска и отбора кадров, проверки соответствия специалиста, обучения и сертификации;
  • быстрая интеграция новаторских идей и технологий в деятельность компании;
  • мгновенное освоение знаний по нововведениям и обучение персонала заказчика.

Что касается недостатков заказа услуг компании-аутсорсера, то их практически нет. Однако многие руководители предприятий отмечают:

  • боязнь зависимости организации от подрядчика;
  • риск потери или утечки информации, которая для заказчика является конфиденциальной.

Мифы и слухи об аутсорсинге в сфере информационных технологий

Многие воспринимают аутсорсинг как опасную услугу с высокими рисками. Это обосновано недоверием к сторонним организациям. Нередко заблуждения возникают из-за мифов, распространяемых в Интернете сотрудниками с целью сохранения рабочих мест.

Миф 1. Появление зависимости от подрядчика

Руководители, которым необходимы услуги аутсорсинга, боятся обращаться к такой компании, так как предвидят возможность возникновения зависимости своей фирмы, что в дальнейшем может грозить рисками.

Однако на деле сторонняя компания заинтересована в быстром исполнении конкретных действий и работе согласно плану и техническому заданию. Что касается поддержки, то заказчику не составит труда передать эту обязанность ее штатному специалисту, наняв или обучив его, или обращаться только тогда, когда в этом возникает необходимость.

Миф 2. Утечка важных данных

Самый распространенный миф о компаниях, предоставляющих услуги аутсорсинга, это похищение информации с целью продажи и распространения.

Однако статистика говорит о том, что штатный персонал чаще допускает подобные утечки, тем более что исполнитель гарантирует неразглашение согласно договору и не будет рисковать своим статусом и репутацией.

Миф 3. Повышение затрат

Первоначально повышение затрат возможно, поскольку услуги фирмы могут предоставляться по частичной предоплате за весь спектр работ. Однако такие выплаты производятся из бюджета единоразово, а в дальнейшем способствуют развитию организации. Такие же расходы могут быть вызваны откладыванием решения проблем или внедрения инноваций в связи с нехваткой персонала или отсутствием знаний.

190020, Санкт-Петербург, наб. Обводного канала, д. 193, БЦ «Циолковский»
© 2019 IT Marine Service

Ссылка на основную публикацию